El pasado 9 de junio, buildingSMART Spain celebró en la sede de hiberus (Madrid) un nuevo workshop de la Mesa de Diseño, dedicado a reflexionar sobre el uso real del Entorno Común de Datos (CDE) durante la fase de diseño, sus grandes retos actuales y las funcionalidades que debería incorporar la próxima generación de estas plataformas.
La sesión reunió a profesionales de organizaciones como hiberus, TPF Ingeniería, Ineco, Enzyme APD, Ingreen Innovación, Pineda Consultants Group y buildingSMART Spain, que compartieron experiencias, inquietudes y propuestas sobre la evolución de los CDE.
Seguimos gestionando documentos, no información
El CDE se percibe y se utiliza mayoritariamente como un repositorio documental: un lugar donde compartir carpetas, intercambiar archivos y realizar entregas al cliente. Los usos de mayor valor añadido como workflows de aprobación, trazabilidad y seguimiento mediante indicadores, tienen todavía una presencia residual. La conclusión es clara: hoy gestionamos documentos con algo de contexto alrededor, pero aún no gestionamos información en el sentido pleno de la ISO 19650, y mucho menos el dato que esos contenedores llevan dentro
El CDE no es una plataforma: es el ecosistema y sus procesos
Una de las reflexiones centrales del taller fue desterrar la idea del CDE como una única herramienta. En un contrato real conviven, y es normal y conveniente que así sea, el CDE del proyecto y los CDE distribuidos de cada organización participante: cada empresa produce y revisa su información en su propio entorno de trabajo y la comparte con el resto según los procesos y estados establecidos. Todo ese ecosistema de plataformas conectadas, gobernado por un flujo común de gestión de la idoneidad de la información, es el CDE. Así lo recoge la evolución de la propia ISO 19650, que ha pasado de definirlo como una "fuente de información acordada" a describirlo como un marco operativo para la producción colaborativa, soportado por tecnologías habilitadoras.
Ahora bien, para que ese modelo distribuido funcione, cada entorno debe aportar estados, metadatos y trazabilidad, y los entornos deben poder conectarse entre sí mediante APIs abiertas. Ahí es donde la realidad actual falla en dos frentes: por un lado, herramientas genéricas de almacenamiento sin gestión de estados actúan como CDE de facto; por otro, incluso la entrega al cliente, el acto más formal del proyecto, se reparte entre el CDE y canales sin trazabilidad, como carpetas compartidas en la nube o el correo electrónico. El problema no es que haya varias plataformas: es que muchas de ellas siguen siendo, esencialmente, "una carpeta compartida con permisos".
Lo que se escapa del CDE no son los archivos: es el porqué de las decisiones
Las aprobaciones y validaciones formales sí quedan registradas en el CDE. Pero todo lo que las precede y las explica: consultas técnicas, instrucciones del cliente, solicitudes de cambio, cambios de alcance, actas de reunión, asignación de tareas, etc., viaja con frecuencia por correo, chat y mensajería instantánea. La consecuencia es seria: ante una eventual reclamación contractual, el CDE contaría la versión oficial del proyecto, pero no la historia completa de cómo se tomaron las decisiones. Una decisión que no está en el CDE no existe a efectos de trazabilidad. El objetivo no es meter cada conversación en la plataforma, sino garantizar que la decisión y su justificación acaben registradas, aunque la conversación empiece fuera.
El principal freno no es tecnológico, sino cultural
El mayor problema operativo identificado no fue ninguna limitación de las plataformas, sino la resistencia al cambio, por delante de las integraciones, el coste de las licencias o la gestión de permisos. La tecnología habilita, pero el incentivo decide: mientras la trazabilidad se perciba como un riesgo en lugar de como un valor, la información seguirá buscando canales paralelos.
Archivamos el resultado, pero no el proceso
El sector archiva de forma consistente los entregables, las versiones aprobadas y las comunicaciones contractuales. En cambio, el historial de revisiones, los flujos de trabajo, los estados de la información y los metadatos apenas se conservan: quedan atrapados en la plataforma y rara vez se exportan. Cuando se planteó qué debería haberse archivado para poder reconstruir una decisión de diseño dentro de quince años, la pregunta abrió más dudas que certezas: hubo quien apuntó a conservar todo el histórico del proyecto, pero sin un criterio compartido sobre dónde poner el límite entre lo esencial y lo prescindible, ni sobre quién debe definirlo y con qué coste. Lo que sí quedó claro es la brecha entre lo que guardamos y lo que necesitaríamos: el registro de actividad y los workflows de aprobación son de los activos más valiosos del proyecto y, hoy, los primeros que se pierden. Definir una estrategia de archivado sobre qué se conserva, en qué formato y durante cuánto tiempo, sigue siendo una asignatura pendiente.
La interoperabilidad pendiente es la del contexto
Al reflexionar sobre qué debería poder viajar entre plataformas, la prioridad no fueron los archivos, que ya sabemos mover, sino los metadatos: el estado, la revisión, la clasificación y las relaciones que dan sentido a cada contenedor de información. Iniciativas como openCDE de buildingSMART (Foundation API, Documents API y BCF API) marcan el camino, con la interoperabilidad de incidencias como el frente más maduro. El gran agujero sigue siendo los workflows: hoy nadie puede exportar un flujo de aprobación de un CDE a otro, y esa carencia compromete tanto la interoperabilidad como el archivado a largo plazo. La durabilidad de la información del proyecto depende de los formatos abiertos y los metadatos exportables, no de la plataforma de moda.
El modelo de licenciamiento penaliza la colaboración
El modelo dominante de licencias nominativas por usuario choca frontalmente con la naturaleza colaborativa del proceso de diseño: si dar acceso cuesta dinero por cabeza, el incentivo es no darlo, y eso expulsa del CDE a la cadena de suministro y realimenta los canales paralelos. El sector reclama un cambio de paradigma: acceso libre para revisión y consulta, usuarios ilimitados, licencias temporales para colaboradores y, sobre todo, licencias asociadas al proyecto o al activo, no a la persona. La información debe pertenecer al proyecto, no a la cuenta de un usuario que algún día se dará de baja.
El CDE del futuro: un sistema que conoce, comprueba y recuerda
La funcionalidad más valorada es precisamente la que menos se usa hoy: la trazabilidad. El CDE del futuro que dibujó el taller deja de ser un lugar donde guardar archivos y pasa a ser un sistema activo que comprueba y recuerda: inteligencia artificial orientada al control de calidad (detección de incoherencias y riesgos, resumen de cambios entre versiones); automatización del control de estados, la revisión de modelos IFC, la nomenclatura y la validación mediante IDS; APIs abiertas como base de la interoperabilidad y la federación de entornos; y una gobernanza apoyada en auditoría automática, trazabilidad integral e histórico completo de decisiones.
Todo ello descansa sobre una condición: el dato estructurado. Sin dato, la inteligencia artificial sobre el CDE es solo un buscador de PDF, la automatización no tiene reglas que comprobar y la trazabilidad se queda en una lista de ficheros. El salto de la próxima generación no está en añadir funcionalidades, sino en pasar de gestionar contenedores a gestionar y explotar el dato que contienen.
Conclusiones
El taller deja cuatro ideas de fondo.
- Una redefinición: hablar de CDE es hablar de un ecosistema, no de una carpeta compartida o herramienta. Cada organización trabaja en su propio entorno y comparte con las demás bajo reglas comunes, de modo que el debate útil ya no es qué plataforma elegir, sino cómo se conectan los entornos y quién gobierna esas reglas.
- Un diagnóstico: ese ecosistema mueve ficheros con soltura, pero pierde por el camino el contexto que les da sentido y, con él, la memoria del proyecto. El porqué de las decisiones circula por canales paralelos y rara vez sobrevive al archivado.
- Una causa: el freno es humano y organizativo antes que técnico. Mientras dejar rastro se perciba como un riesgo y dar acceso cueste dinero por cabeza, los incentivos seguirán empujando la información fuera del entorno común, por buena que sea la plataforma.
- Una dirección: estándares abiertos y dato estructurado como cimientos de la próxima generación: entornos federados que se entienden entre sí, control de calidad que se ejecuta solo y una gobernanza capaz de responder, años después, quién decidió qué, cuándo y por qué.
En una frase: el CDE del futuro no es un sitio donde guardar archivos, sino el sistema que conoce, comprueba y recuerda la información del proyecto.
La Mesa de Diseño
La Mesa de Diseño de buildingSMART Spain es un foro integrado por los socios de buildingSMART Spain cuya actividad se desarrolla principalmente durante la fase de diseño y forman parte de dicha comisión..
Este foro tiene como objetivo principal realizar reuniones y talleres sobre temas de especial interés para las constructoras, creando un espacio donde puedan compartir experiencias y lecciones aprendidas.
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